Politika privatnosti

1. Tko je voditelj obrade vaših podataka

Voditelj obrade je Special Software Development SRL, porezni identifikacijski broj 39594308, upisan u trgovački registar pod brojem J40/9725/2018, sa sjedištem na adresi Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Poštanska adresa: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Za sva pitanja ili zahtjeve u vezi s osobnim podacima pišite na [email protected]. Voditelj obrade trenutačno nije imenovao službenika za zaštitu podataka (DPO); zahtjevi se rješavaju putem iste adrese.

2. Koje podatke obrađujemo

Obrađujemo samo podatke koji su nam potrebni za dolje navedene svrhe:

• podaci o računu: ime i prezime, adresa e-pošte, telefon, tvrtka, adresa, lozinka (pohranjuje se isključivo u obliku hasha) i postavke računa;
• podaci o naplati i plaćanju: podaci za izdavanje računa, povijest pretplate i plaćanja. Podatke o kartici unosite izravno kod pružatelja platnih usluga, a mi ih ne pohranjujemo;
• podaci o korištenju i tehnički podaci: IP adresa, vrsta preglednika i uređaja, posjećene stranice, datum i vrijeme pristupa, zapisi o autentifikaciji i sigurnosti;
• komunikacija: poruke poslane putem kontaktnog obrasca, chata, zahtjeva za podršku i razgovori s virtualnim asistentom;
• marketinški podaci: prijava na newsletter, postavke komunikacije, izvor preporuke (affiliate program) i dane privole;
• podaci iz javnih izvora o tvrtkama i njihovim kontakt osobama, koji se koriste za B2B prospekciju (vidi odjeljak 9).

3. Zašto obrađujemo podatke i na kojoj pravnoj osnovi

• pružanje Usluge, otvaranje i upravljanje vašim računom, tehnička podrška — izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe);
• izdavanje računa, računovodstvo, porezne obveze i odgovori tijelima vlasti — pravna obveza (članak 6. stavak 1. točka (c));
• sigurnost Usluge, sprječavanje prijevara i zlouporaba, zapisi o pristupu — legitimni interes (članak 6. stavak 1. točka (f));
• newsletter, komercijalna komunikacija s fizičkim osobama, kolačići te tehnologije za analitiku i oglašavanje — privola (članak 6. stavak 1. točka (a)), koju možete povući u bilo kojem trenutku;
• komercijalna komunikacija s tvrtkama i B2B prospekcija, poboljšanje proizvoda — legitimni interes (članak 6. stavak 1. točka (f)), uz zadržavanje vašeg prava na prigovor;
• obrana pravnih zahtjeva — legitimni interes.

4. Kolačići i slične tehnologije

Koristimo strogo nužne kolačiće (jezik, tržište, sesija, plan odabran pri naplati) za koje privola nije potrebna. Kolačići za postavke, analitiku i marketing uključuju se tek nakon što date privolu u oglasu o kolačićima. Svoj odabir možete u bilo kojem trenutku promijeniti ili povući putem poveznice „Postavke kolačića” u podnožju stranice. Cjeloviti popis s nazivima, svrhom i trajanjem nalazi se u Pravilima o kolačićima.

5. S kim dijelimo podatke (primatelji)

Podacima pristupaju samo zaposlenici kojima su potrebni i pružatelji usluga koji ih obrađuju u naše ime na temelju ugovora (izvršitelji obrade). Kategorije pružatelja usluga:

• smještaj i infrastruktura: Hetzner (Europska unija); mreža za isporuku sadržaja i zaštita: Cloudflare;
• obrada plaćanja: Stripe, Netopia;
• transakcijska e-pošta, SMS i obavijesti: pružatelji usluga e-pošte i SMS-a;
• analitika i oglašavanje (samo uz vašu privolu): Google, Meta, OpenAI;
• funkcije umjetne inteligencije: pružatelji modela (primjerice Anthropic, OpenAI) — vidi odjeljak 11;
• online sastanci u aplikaciji za zakazivanje termina: Daily.co ili Jitsi;
• tijela javne vlasti, kada to zahtijeva zakon (primjerice porezna uprava za elektroničko izdavanje računa).
• Ažurirani popis pružatelja usluga i njihove uloge možemo vam dostaviti na zahtjev na [email protected].

6. Prijenosi izvan Europskog gospodarskog prostora

Neki pružatelji usluga (primjerice Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) mogu obrađivati podatke izvan EGP-a, osobito u Sjedinjenim Američkim Državama. Podatke prenosimo isključivo na temelju zaštitnih mjera predviđenih Općom uredbom o zaštiti podataka: odluke o primjerenosti (uključujući Okvir za privatnost podataka EU–SAD za certificirane pružatelje) ili standardnih ugovornih klauzula Europske komisije. Presliku primjenjivih zaštitnih mjera možete zatražiti na [email protected].

7. Koliko dugo čuvamo podatke

Podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu radi koje su prikupljeni:

• podaci o računu: dok je račun aktivan i do 30 dana nakon brisanja računa ili prestanka pretplate;
• računi i računovodstvene isprave: 10 godina, u skladu s računovodstvenim propisima;
• zapisi o pristupu i sigurnosti (uključujući IP adrese): do 90 dana; zapisi o autentifikaciji: do 12 mjeseci;
• razgovori s virtualnim asistentom i chat razgovori: do 6 mjeseci;
• kontaktne poruke i zahtjevi za podršku: do 24 mjeseca nakon zatvaranja;
• newsletter i privole: do povlačenja privole, a dokaz o privoli tijekom roka zastare;
• podaci za B2B prospekciju: do 12 mjeseci bez odgovora ili do vašeg prigovora;
• šifrirane sigurnosne kopije prepisuju se najkasnije u roku od 12 mjeseci.

8. Vaša prava

Na temelju Opće uredbe o zaštiti podataka imate pravo na: pristup svojim podacima; ispravak; brisanje („pravo na zaborav”); ograničenje obrade; prenosivost podataka; prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu i na izravni marketing; povlačenje privole bez utjecaja na zakonitost obrade koja je prethodila povlačenju; te pravo da se na vas ne primjenjuje odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi. Zahtjev pošaljite na [email protected]; odgovaramo u roku od mjesec dana (uz mogućnost produljenja za najviše dva dodatna mjeseca za složene zahtjeve, o čemu ćemo vas obavijestiti). Podatke profila i privole možete uređivati u korisničkom računu. Radi zaštite vaših podataka možemo zatražiti dokaz o identitetu.

9. B2B prospekcija i podaci iz javnih izvora

Kako bismo kontaktirali tvrtke koje bi mogle biti zainteresirane za naše usluge, koristimo podatke iz javnih izvora o tvrtkama i njihovim kontakt osobama (primjerice trgovački registar, porezna uprava, javni popisi, online karte): naziv tvrtke, porezni identifikacijski broj, adresa, uprava, poslovni kontakt podaci. Osnova je naš legitimni interes; procijenili smo ga pisanim putem (test razmjernosti) i ne kontaktiramo osobe koje su uložile prigovor.

Ako na taj način primite našu poruku, prva poruka navodi tko smo, iz kojeg smo izvora preuzeli vaše podatke i kako možete zatražiti njihovo brisanje ili uložiti prigovor. Prigovor možete uložiti u bilo kojem trenutku na [email protected] ili putem poveznice u poruci; vašu adresu dodajemo na popis isključenja koji poštujemo.

10. Podaci koje naši korisnici unose u aplikacije

Kada koristite proizvod ekosustava za vlastito poslovanje (primjerice CRM, ljudske resurse, izdavanje računa, zakazivanje termina, klinike, ordinacije), podatke osoba koje unesete u aplikaciju (vaših klijenata, zaposlenika, pacijenata, učenika) obrađujete vi kao voditelj obrade. Mi djelujemo kao izvršitelj obrade, isključivo prema vašim uputama i na temelju ugovora o obradi podataka (članak 28. Opće uredbe). Ako ste osoba čije je podatke unio jedan od naših korisnika, obratite se najprije tom korisniku.

11. Funkcije umjetne inteligencije

Neke funkcije (primjerice virtualni asistent, prijedlozi ili sažeci) šalju vaš tekst pružateljima modela umjetne inteligencije, koji podatke obrađuju isključivo kako bi nam vratili rezultat. Ako ugovor ili postavke pružatelja to omogućuju, ne dopuštamo pružatelju da vaš sadržaj koristi za treniranje modela, niti donosimo odluke s pravnim učinkom prema vama isključivo automatiziranim putem. U te funkcije nemojte unositi podatke koji nisu potrebni, osobito osjetljive podatke.

12. Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere: šifrirane veze (HTTPS), hashiranje lozinki, kontrolu pristupa temeljenu na ulogama, zapise o pristupu, šifriranje osjetljivih polja gdje je to relevantno, šifrirane sigurnosne kopije i odvajanje okruženja. Ako dođe do povrede osobnih podataka koja se tiče vas, obavijestit ćemo nadzorno tijelo i, kada to zakon zahtijeva, vas, u zakonskim rokovima.

13. Maloljetnici

Usluga je namijenjena osobama s punom poslovnom sposobnošću i nije usmjerena na djecu mlađu od 16 godina. Podatke učenika ili djece u obrazovnim aplikacijama unosi škola ili roditelj kao voditelj obrade.

14. Izmjene ove politike

Kada se politika bitno izmijeni, ažuriramo datum stupanja na snagu i, ako izmjena znatno utječe na vas, obavještavamo vas e-poštom ili unutar Usluge.

15. Kontakt i pritužbe

Za pitanja ili zahtjeve: [email protected] ili poštom na adresu Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Imate pravo podnijeti pritužbu rumunjskom nacionalnom nadzornom tijelu za obradu osobnih podataka (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukurešt, www.dataprotection.ro, ili nadzornom tijelu u svojoj državi članici EU-a u kojoj imate boravište.